Hur hanterar jag utländska fakturor?
Inköp från utlandet - mottagen faktura
När du får en faktura från en utländsk leverantör behöver du hantera den annorlunda än svenska fakturor, särskilt när det gäller moms och bokföring.
Moms vid köp från EU-land
Vid köp av varor eller tjänster från ett annat EU-land ska du normalt själv redovisa svensk moms via omvänd skattskyldighet (reverse charge). Detta innebär:
- Fakturan ska inte innehålla moms
- Du redovisar både ingående och utgående moms i momsdeklarationen
- Du behöver leverantörens VAT-nummer
- Kontrollera VAT-numret via EU-kommissionens VIES-databas
- Bokför både ingående och utgående moms på samma belopp
Moms vid köp från land utanför EU
Vid import från länder utanför EU tillkommer tull och importmoms som måste betalas till Tullverket:
- Importmoms betalas vid införsel till Sverige
- Tulldeklaration krävs
- Ingående moms kan dras av i momsdeklarationen
- Spara alla tullhandlingar som underlag
- Bokför importmoms som ingående moms
Försäljning till utlandet - skickad faktura
När du fakturerar kunder i andra länder gäller olika momsregler beroende på var kunden finns och om det är en privatperson eller företag.
Försäljning till företag inom EU
- Fakturera utan moms (0%)
- Ange kundens VAT-nummer på fakturan
- Märk fakturan med 'Reverse charge' eller 'Omvänd skattskyldighet'
- Rapportera försäljningen i periodisk sammanställning (EU-försäljning)
- Spara verifikation på att varorna levererats utomlands
Försäljning till konsumenter inom EU
Vid försäljning till privatpersoner inom EU gäller speciella regler som beror på försäljningsvolym och om det är varor eller tjänster. För e-handel finns gränsvärden och OSS-systemet (One Stop Shop) för momsredovisning.
Försäljning utanför EU
Export till länder utanför EU är normalt momsfri (0% moms) men kräver exportdokumentation:
- Fakturera utan moms
- Spara exportdeklaration från Tullverket
- Dokumentera att varorna lämnat EU
- Bokför som momsfri export (0%)
- Kundens valuta och betalningsvillkor ska framgå tydligt
Valutahantering
Fakturor i utländsk valuta ska omräknas till svenska kronor vid bokföring:
- Använd Riksbankens kurs för fakturadagen
- Vid betalning uppstår valutakursvinst eller -förlust
- Valutakursdifferenser bokförs på särskilt konto
- Dokumentera vilken kurs som använts
- Övervaka valutakonton regelbundet för korrekt bokföring
Krav på utländska fakturor
En utländsk faktura måste innehålla:
- Leverantörens namn, adress och VAT-nummer (inom EU)
- Ditt företags namn, adress och VAT-nummer
- Fakturadatum och fakturanummer
- Beskrivning av varan/tjänsten
- Belopp i leverantörens valuta
- Ev. märkning om omvänd skattskyldighet
Vanliga misstag att undvika
- Glömma att redovisa omvänd moms vid EU-köp
- Inte kontrollera leverantörens VAT-nummer
- Sakna dokumentation för momsfri export
- Felaktig valutaomräkning vid bokföring
- Inte rapportera EU-försäljning i periodisk sammanställning
Behöver du hjälp med utländska fakturor?
Kontakta oss för rådgivning om internationell handel och moms.
