Följande information beskriver hur vi hanterar personuppgifter i register för antagande och hantering av kunder och uppdrag. Informationen är ett komplement till våra uppdragsavtal och vi rekommenderar er att löpande återkomma till denna sida, då informationen kan komma att uppdateras över tid. Denna version publicerades 2018-05-21.
Information om behandling av personuppgifter i revisionsuppdrag finns här.
Bakgrund
När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade. Med anledning av uppdraget kommer personuppgifter att behandlas av WeAudit Sweden AB, WeAudit Sweden Group AB och, i förekommande fall, personvald revisor (samtliga benämns nedan “WeAudit”, oavsett byrå- eller personval). Av denna anledning lämnas följande information.
WeAudits behandling av personuppgifter
WeAudit kommer att behandla personuppgifter enligt gällande rätt. De personuppgifter som kommer att behandlas erhålls från kunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket, Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor och avser behöriga företrädare och andra personer vars personuppgifter behövs för att hantera kundrelationen samt verklig huvudman. Personuppgifterna behandlas inför antagandet av kunder och/eller uppdrag och med anledning av utförandet av uppdraget för att vidta oberoendekontroller, kvalitetskontroller, kontroll av intressekonflikter, åtgärder enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”) samt för att dokumentera vidtagna åtgärder. Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar WeAudit och är nödvändig för WeAudits berättigade intresse av att uppfylla vår professionella skyldighet. WeAudit kan även komma att behandla personuppgifter för andra risk management-åtgärder (såsom exempelvis försäkringsärenden) samt för att utföra den interna finansiella redovisningen. Denna behandling är nödvändig för WeAudits berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.
De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämnda ändamål är bl.a. kontaktuppgifter som namn, adress, personnummer/samordningsnummer, telefonnummer, e-postadress samt uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning. I samband med registrering av kunden kan WeAudit även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder uppdragsgivaren inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med penningtvättslagen.
WeAudit kan även komma att behandla personuppgifter såsom namn, avdelningstillhörighet, befattning och e-postadresser för att informera om seminarier och andra event som WeAudit anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för WeAudit Sweden ABs berättigade intresse av att kunna nå ut till berörda personer hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.
Överföring till tredje land
Personuppgifter kan på uppdrag av WeAudit komma att behandlas av annat medlemsföretag inom den internationella organisation (HLB International) som WeAudit är medlem i eller annan som anlitas av WeAudit i syfte att utföra de åtgärder som omnämns ovan. De kan vara baserade såväl inom som utanför EU/EES. Vid överföring av personuppgifter för behandling i ett land utanför EU/EES, som inte säkerställer en adekvat skyddsnivå, ansvarar WeAudit för att personuppgifterna omfattas av lämpliga skyddsåtgärder, t.ex. genom standardiserade dataskyddsbestämmelser som antagits av EU-kommissionen i enlighet med artikel 46 i dataskyddsförordningen, villkorat med att lagstadgade rättigheter för registrerade och effektiva rättsmedel för registrerade finns tillgängliga.
Mottagare av informationen
WeAudit är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av uppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt.
WeAudit kan komma att lämna ut personuppgifterna till annat medlemsföretag inom den internationella organisation (HLB International) som WeAudit är medlem i eller annan som anlitas av WeAudit i syfte att kontrollera och upprätthålla WeAudits opartiskhet och självständighet, att utföra kvalitetskontroller och vidta övriga risk management-åtgärder samt för att skicka ut inbjudningar till event och annat marknadsföringsmaterial. WeAudit kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att WeAudit ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen eller till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut.
Säkerhet vid behandling av personuppgifter
WeAudit ansvarar enligt gällande rätt för att de personuppgifter som behandlas skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder med beaktande av vad som är lämpligt i förhållande till personuppgifternas karaktär och känslighet. WeAudits system och organisation är ordnade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas med anledning av uppdraget.
Lagring av personuppgifter
Personuppgifterna kommer inte behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.
Rättigheter såsom registrerad
Registrerade har i vissa fall rätt att begära att få information om huruvida personuppgifter som rör den registrerade behandlas och i så fall rätt att få tillgång till personuppgifterna i form av ett s.k. registerutdrag. Registrerade har vidare ofta rätt att få felaktiga personuppgifter som rör den registrerade rättade. Vidare kan registrerade ha rätt att få sina personuppgifter raderade, rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter som rör den registrerade eller invända mot sådan behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen.
När det gäller personuppgifter som behandlas i samband med antagande av kunder och uppdrag samt med anledning av uppdraget, så är WeAudit skyldig att bevara dokumentationen i detta avseende under minst tio år. Detta medför att det inte är tillåtet att radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan och ibland är det inte heller tillåtet att rätta uppgifterna. Av nämnda skäl är det inte möjligt för WeAudit att i sådana fall på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka behandlingen av personuppgifterna. När det gäller WeAudits personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.
Kontaktuppgifter vid frågor: support@weaudit.se