Hur använder jag verifikationer rätt?
Vad är en verifikation?
En verifikation är ett underlag som styrker en affärshändelse och ligger till grund för bokföringen. Det kan vara en faktura, ett kvitto, en bankutdrag eller ett internt dokument.
Olika typer av verifikationer
- Leverantörsfakturor - inköp du gjort
- Kundfakturor - försäljning du gjort
- Kvitton - kontantköp och utlägg
- Bankutdrag - banktransaktioner
- Löneunderlag - löneutbetalningar
- Kassarapporter - kontanthantering
- Interna verifikationer - bokslutsjusteringar och korrigeringar
Vad måste en verifikation innehålla?
Enligt bokföringslagen ska varje verifikation innehålla:
- Datum för affärshändelsen
- Belopp
- Vad som köpts/sålts
- Vem som är motpart
- Verifikationsnummer
- Signatur eller godkännande (för interna verifikationer)
Numrering av verifikationer
Verifikationer ska numreras löpande inom varje verifikationsserie. Vanliga serier är:
- A-serien - Leverantörsfakturor
- B-serien - Inbetalningar från kunder
- C-serien - Kassautlägg och kvitton
- D-serien - Bank och utbetalningar
- L-serien - Löner
- R-serien - Reskontra och avier
- V-serien - Interna verifikationer
Digital vs fysisk förvaring
Moderna bokföringssystem tillåter digital förvaring av verifikationer. Detta innebär att du kan skanna eller fotografera kvitton och fakturor istället för att spara dem fysiskt. Digitala verifikationer måste vara läsbara och säkert lagrade.
Hur länge ska verifikationer sparas?
Enligt bokföringslagen ska verifikationer sparas i 7 år. Räkna från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Alltså om räkenskapsåret slutade 31 mars 2024, ska verifikationerna sparas till och med 31 december 2031.
Krav på verifikationer vid revision
Vid revision kommer revisorn att begära ut verifikationer för granskning. Det är därför viktigt att de är numrerade, kompletta och enkla att hitta. Ett bra system för verifikationshantering sparar tid och pengar vid revision.
Vanliga fel att undvika
- Saknade verifikationer för bokförda transaktioner
- Otydliga eller ofullständiga kvitton
- Felaktig eller saknad numrering
- Privata utgifter blandade med företagets
- Verifikationer som kastats för tidigt
- Inga godkännanden på interna verifikationer
Digitala verktyg
Moderna bokföringssystem som Fortnox, Visma och PE Accounting har inbyggda funktioner för att hantera verifikationer digitalt. Du kan ofta fotografera kvitton direkt i appen och de kopplas automatiskt till rätt bokföring.
Behöver du hjälp med verifikationer?
Kontakta oss för rådgivning om verifikationshantering och bokföring.
